Een kerstdiner organiseren voor 500 medewerkers: hoe maak je dat simpel?
Een paar weken geleden werden we bij Vindkracht13 benaderd door een opdrachtgever met een bijzondere vraag. Het klinkt misschien als een feestelijk vraagstuk, maar de logistiek erachter was een behoorlijke uitdaging:
“Hoe organiseren we een kerstdiner voor meer dan 500 medewerkers, verdeeld over vier dagen, met beperkte stoelen per tijdslot én zo min mogelijk gedoe?”
De opdrachtgever wilde dat iedereen 45 minuten kon genieten van een sfeervol diner. Maar met meerdere tijdslots, variërende aantallen beschikbare stoelen per moment en de wens om alles strak te plannen, voelde het al snel als een bijna onmogelijke puzzel. Oh, en als klap op de vuurpijl moest het systeem ook dubbele inschrijvingen herkennen én geschikt zijn voor zowel vast personeel als inleners, en AVG-Proof en mobiel/responsive en… etc.
Kan dat eenvoudiger? Jazeker.
Van uitdaging naar oplossing
We begonnen met een interne brainstormsessie. Hoe kunnen we dit proces niet alleen werkbaar maken, maar ook volledig automatiseren binnen de standaard beschikbare tooling? Het doel: de opdrachtgever moest zich kunnen focussen op het diner zelf, zonder uren kwijt te zijn aan handmatige inschrijvingen en eindeloos overzicht houden.
Ons antwoord?
Een slimme, online tool die alles regelt:
- Een uniek inschrijfformulier met conditionele logica, zodat alleen relevante opties zichtbaar zijn.
- Automatische herkenning van medewerkers via een koppeling met de personeelsdatabase.
- Live beschikbaarheid, waarbij volgeboekte tijdslots automatisch verdwijnen uit het overzicht.
- Een extra laag gebruiksvriendelijkheid met notificaties, e-mailbevestigingen en zelfs een bedankvideo na inschrijving.
De magie van automatisering
We bouwden de oplossing op een stevige basis:
- WordPress als platform.
- Een API-koppeling met een datafile om alles real-time bij te werken.
- Strakke beveiliging, zodat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot het inschrijfsysteem.
Na 7 dagen testen, stond het systeem live. Het resultaat? Medewerkers kregen een unieke link toegestuurd en konden in een paar klikken hun favoriete tijdslot reserveren. Zodra een tijdslot vol was, verdween deze vanzelf uit het overzicht.
De organisatie had live inzicht in alle inschrijvingen, beschikbaarheid én dubbele boekingen. Die dubbele inschrijvingen? Die werden netjes gemarkeerd, zodat de planning alsnog klopte. Daarnaast behielden zij de optie om inschrijvingen handmatig te verwijderen of aan te passen.
Het resultaat: minder werk, meer overzicht
Toen de eerste inschrijvingen binnenkwamen, zagen we de magie in actie. Medewerkers waren enthousiast over de eenvoud van het systeem, en de opdrachtgever was opgelucht. Geen eindeloze Excelsheets meer, geen stress over wie waar moest zitten. Alles verliep vlekkeloos.
En het mooiste? Dankzij deze aanpak had de organisatie meer tijd om zich te richten op wat écht belangrijk was: een sfeervolle, feestelijke beleving voor hun medewerkers, waarbij ruim 250 medewerkers op de dag van livegang de tool gebruikte!
Bij Vindkracht13 noemen we dit online optimalisatie. Heb jij ook een complex vraagstuk? Laten we samen kijken hoe we het simpel én succesvol maken. Neem contact met ons op, en ontdek wat we voor jou kunnen betekenen.
